QUY ĐỊNH
Về thu thập, quản lý, khai thác nguồn thông tin tư liệu,
tài liệu tại Trường Đại học Cảnh sát nhân dân
Căn cứ Luật Thư viện ngày 21 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Nghị định số 93/2020/NĐ-CP ngày 18 tháng 8 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Thư viện;
Căn cứ Thông tư số 96/2024/TT-BCA ngày 03/12/2024 của Bộ trưởng Bộ Công an Quy định hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ thư viện trong Công an nhân dân;
Căn cứ Thông tư số 104/2021/TT-BCA ngày 08/11/2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Công an nhân dân;
Căn cứ Thông tư số 24/2025/TT-BCA ngày 08/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Công an sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 104/2021/TT-BCA ngày 08/11/2021 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Công an nhân dân.
Để thực hiện nghiêm túc quy định về thu thập, quản lý, khai thác nguồn thông tin tư liệu, tài liệu tại Nhà trường, Ban Giám hiệu quy định:
I. Quy định chung
1. Thu thập, quản lý, khai thác sử dụng thông tin tư liệu, tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Cảnh sát nhân dân (CSND) là trách nhiệm của tất cả các đơn vị, cán bộ, giảng viên và học viên Nhà trường.
2. Nguồn thông tin tư liệu, tài liệu thu thập, quản lý, khai thác bao gồm:
– Giáo trình, tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu, dạy, học do Trường Đại học CSND, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Công an và các cơ quan Đảng, Nhà nước biên soạn và phát hành.
– Đề tài khoa học các cấp, Luận án Tiến sĩ, Luận văn Thạc sĩ, Đề án tốt nghiệp Thạc sĩ, Khóa luận tốt nghiệp, tài liệu dạy học, đề cương bài giảng, kỷ yếu hội thảo, hội nghị… của các đơn vị, cán bộ và học viên của Trường.
– Các báo cáo tổng kết, sơ kết, báo cáo chuyên đề, kỷ yếu hội thảo và các tài liệu về hội nghị, tổng kết, sơ kết, hồ sơ vụ án đã xét xử… của Công an các đơn vị, địa phương.
– Các loại sách, báo, tạp chí, các ấn phẩm chính trị, pháp luật, văn học, các tài liệu thuộc các cơ quan, tổ chức chính trị – xã hội, cá nhân trong và ngoài ngành biếu tặng có nội dung phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường.
– Các tài liệu do cán bộ, giảng viên, học viên Nhà trường đi tham quan, nghiên cứu, học tập, hội nghị, hội thảo ở trong nước và nước ngoài về nộp cho Nhà trường.
3. Thông tin tư liệu, tài liệu thu thập được chỉ đưa vào phục vụ dạy, học, nghiên cứu sau khi đã được cấp có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt.
4. Phòng Lưu trữ và thư viện là nơi tiếp nhận in ấn, đóng dấu, quản lý, lưu trữ và tổ chức quản lý, khai thác hệ thống thông tin tư liệu, tài liệu của Trường.
II. Tổ chức thu thập thông tin tư liệu, tài liệu
1. Phòng Lưu trữ và thư viện (LT&TV)
Chủ trì phối hợp với các đơn vị căn cứ vào chương trình, quy mô đào tạo, số lượng học viên các hệ học, khóa học của Trường tham mưu cho Ban Giám hiệu xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm, thu thập, bổ sung tài liệu, cơ sở dữ liệu cho các kho tư liệu và thư viện của Nhà trường trong từng năm học.
2. Phòng Quản lý nghiên cứu khoa học
Xây dựng quy định về nộp lưu sản phẩm khoa học và thông báo cho các chủ nhiệm nhiệm vụ khoa học, công trình khoa học sau khi nghiệm thu chỉnh sửa theo kết luận của hội đồng nghiệm thu và nộp sản phẩm (bao gồm ấn phẩm in và file dữ liệu (đĩa CD) có xác định cấp độ mật) về Phòng Quản lý nghiên cứu khoa học để kiểm tra, thẩm định, sau đó chuyển giao cho Phòng LT&TV quản lý, khai thác phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập (có biên bản giao nhận).
3. Phòng Quản lý đào tạo và Bồi dưỡng nâng cao
Xây dựng quy định về nộp lưu sản phẩm khoa học và thông báo cho học viên các hệ đào tạo nghiên cứu sinh, cao học, đại học sau khi bảo vệ luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, chỉnh sửa theo kết luận của hội đồng và nộp sản phẩm (bao gồm ấn phẩm in và file dữ liệu (đĩa CD) có xác định cấp độ mật) về Phòng Quản lý đào tạo và Bồi dưỡng nâng cao để kiểm tra, thẩm định, sau đó chuyển giao cho Phòng LT&TV quản lý, khai thác phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập (có biên bản giao nhận).
4. Các đơn vị, đoàn thể trong Trường
Phối hợp với Phòng LT&TV lập kế hoạch mua hoặc xuất bản các tài liệu cần thiết phục vụ yêu cầu công tác nghiên cứu khoa học, dạy học của đơn vị và đoàn thể để Nhà trường có kế hoạch thu thập, mua sắm bổ sung.
Cung cấp cho Nhà trường (qua Phòng LT&TV) những tài liệu, sách ấn phẩm được tặng, biếu khi tham gia các hội nghị, hội thảo hoặc tham gia các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, đi tham quan học tập… ở trong và ngoài nước.
5. Cán bộ, giảng viên, học viên
Có trách nhiệm cung cấp những ấn phẩm khoa học, tài liệu, giáo trình, sách, báo đề tài khoa học… mà cá nhân nghiên cứu, biên soạn trong Nhà trường. Giúp Phòng LT&TV thu thập, bổ sung thông tin tư liệu, tài liệu bằng cách giới thiệu những thông tin tư liệu, tài liệu ở Công an các đơn vị, địa phương, Nhà Xuất bản, Trung tâm phát hành có nội dung phù hợp với công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu của Nhà trường để Phòng LT&TV liên hệ mua, trao đổi…
III. Quản lý, khai thác thông tin tư liệu, tài liệu
1. Quản lý nguồn tài nguyên thông tin
a. Phòng LT&TV có trách nhiệm quản lý, lưu trữ những thông tin tư liệu, tài liệu do các đơn vị, cán bộ, giảng viên, học viên thu thập sau khi được Ban Giám hiệu thẩm định phê duyệt đưa vào sử dụng.
– Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, Phòng LT&TV thực hiện các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn để tổ chức quản lý, lưu trữ và khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả nhất như:
+ Tiến hành đăng ký cá biệt, phân loại, viết biểu mẫu, biên mục tài liệu; phân phối tài liệu về các kho sách để quản lý và phục vụ bạn đọc.
+ Số hóa nội dung thông tin tư liệu, tài liệu, bổ sung vào hệ thống cơ sở dữ liệu để phục vụ bạn đọc khai thác qua mạng máy tính.
+ Tổ chức hoạt động thông tin – thư viện để nâng cao chất lượng phục vụ.
+ In và cấp “Thẻ thư viện” để quản lý và phục vụ bạn đọc.
– Định kỳ kiểm tra, kiểm kê hệ thống kho tư liệu do Phòng LT&TV được giao quản lý, phục vụ.
b. Phòng Quản lý đào tạo và bồi dưỡng nâng cao có trách nhiệm gửi kế hoạch chiêu sinh mở lớp, lịch học tập, lịch bế giảng các lớp để Phòng LT&TV xây dựng Kế hoạch phục vụ và thu hồi tài liệu.
c. Phòng Chính trị kịp thời thông báo danh sách cán bộ, giảng viên thôi việc, nghỉ chế độ, chuyển công tác để Phòng LT&TV thu hồi tài liệu.
d. Phòng Quản lý học viên phối hợp với Phòng LT&TV hướng dẫn học viên quản lý, sử dụng tốt nguồn thông tin tư liệu, tài liệu; kiểm tra, đôn đốc học viên các lớp mượn, trả, quản lý tài liệu, xử lý học viên vi phạm đúng quy định.
e. Trường Đại học CSND chỉ cấp Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận tốt nghiệp cho học viên các khóa học, hệ học tổ chức tại Trường sau khi hoàn tất thủ tục nộp lưu các sản phẩm khoa học, trả tài liệu, có giấy xác nhận của Trưởng phòng Phòng LT&TV.
2. Khai thác nguồn tài nguyên thông tin
Thực hiện theo Nội quy thư viện, cụ thể như sau:
a. Phòng LT&TV có trách nhiệm xây dựng và triển khai kế hoạch, nội quy, quy định phục vụ khai thác thông tin tư liệu, tài liệu phù hợp với điều kiện của Nhà trường, đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu bạn đọc.
b. Cán bộ, giảng viên, học viên có “Thẻ thư viện”, “Thẻ tích hợp” đều có quyền khai thác sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Phòng LT&TV để phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
c. Nguyên tắc phục vụ khai thác nguồn tài nguyên thông tin
– Đơn vị mượn tài liệu phải có “Giấy đề xuất mượn tài liệu” của lãnh đạo đơn vị; Trung đội, lớp học mượn tài liệu của môn học nào phải có “Giấy đề xuất mượn tài liệu” do lãnh đạo đơn vị giảng dạy hoặc giảng viên dạy môn học đó ký xác nhận.
– Bạn đọc khi đến Phòng LT&TV nghiên cứu, khai thác tài liệu phải xuất trình “Thẻ thư viện”, “Thẻ tích hợp” khi vào Thư viện phải chấp hành nghiêm nội quy, quy định về công tác quản lý, sử dụng tài liệu.
– Cán bộ ngoài Trường khi có nhu cầu nghiên cứu tài liệu tại Phòng LT&TV phải có “Giấy giới thiệu” của cơ quan chủ quản và ý kiến đồng ý của Ban Giám hiệu Trường Đại học CSND.
– Đối với tài liệu quản lý theo chế độ bảo mật việc khai thác sử dụng phải tuân theo quy định bảo mật của Nhà nước, Bộ Công an và của Trường.
– Bạn đọc khi sử dụng tài liệu nếu làm hư hỏng hoặc làm mất tài liệu phải bồi thường và bị xử lý theo quỵ định của Trường.
d. Tổ chức phục vụ, khai thác nguồn tài nguyên thông tin
– Phòng đọc Sau đại học: phục vụ cho cán bộ, giảng viên, học viên mượn đọc tại chỗ; mỗi bạn đọc được mượn 01 tài liệu/ 01 lần; trả tài liệu cũ mới được mượn tài liệu mới.
– Phòng đọc nghiệp vụ: phục vụ đọc, nghiên cứu tại chỗ cho cán bộ, giảng viên, học viên.
– Phòng đọc thư viện số: phục vụ tra cứu, nghiên cứu tại chỗ cho cán bộ, giảng viên, học viên.
– Phòng đọc thư viện tổng hợp: phục vụ tất cả bạn đọc. Tài liệu quản lý theo chế độ “mật”, phục vụ đọc tại chỗ. Tài liệu không quản lý theo chế độ “mật” thì cho bạn đọc mượn về, mỗi bạn đọc được mượn không quá 02 bản/01 lần, thời gian mượn không quá 02 tuần; trả tài liệu cũ thì được mượn tài liệu mới.
– Các kho tư liệu:
+ Cán bộ, giảng viên được mượn tài liệu phục vụ nghiên cứu, giảng dạy. Khi không còn nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy hoặc trước khi nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác phải trả hết tài liệu cho Phòng LT&TV.
+ Học viên được mượn tài liệu, sách theo Trung đội, khi có “Phiếu yêu cầu mượn tài liệu, sách” do giảng viên dạy môn học đề xuất, trong đó phải ghi rõ: nhan đề, số lượng, thời gian mượn và thẻ thư viện của cán bộ Trung đội.
Khi học xong và trước khi nghỉ hè, nghỉ tết nguyên đán, đi thực tập, thực tế, nghỉ chữa bệnh dài ngày, tốt nghiệp ra trường, học viên phải trả hết tài liệu cho Phòng LT&TV.
IV. Khen thưởng, kỷ luật
1. Đơn vị, cá nhân có nhiều thành tích trong việc thu thập tư liệu, tài liệu phục vụ công tác dạy, học, nghiên cứu; tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài nguyên thông tin tư liệu, tài liệu của Trường đều được biểu dương, khen thưởng.
2. Đơn vị, cá nhân được BGH duyệt kế hoạch thu thập thông tin tư liệu, tài liệu mà không thực hiện đúng theo yêu cầu thì sẽ bị xem xét khi đánh giá thành tích thi đua trong năm học; nếu đã được đầu tư kinh phí mà thu thập không có hiệu quả thì phải bồi thường.
3. Khi tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; đơn vị, cá nhân nào vi phạm nội quy thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo Nội quy thư viện, Quy định mượn trả tại kho tư liệu và Quy định chế độ bảo mật tài liệu của Trường.
4. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký, các quy định trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện, nêu có vướng mắc các đơn vị phản ánh kịp thời đến Ban Giám hiệu (qua Phòng LT&TV giải quyết./.)
